Полезно

Business Upgrade е консултантска компания с фокус върху изграждането на търговски екипи и оптимизация на процеси. От известно време те внедряват AI агенти в компаниите, с които работят. В тази статия Неви Коева, управляващ партньор в Business Upgrade, споделя за Fininfo.bg ползите от AI агентите и как бизнесът може да ги приложи на практика.

Гледайте и видео-презентацията им по темата в youtube канала на Fininfo.bg.

В последната година много компании „пробват“ изкуствен интелект, но често го свеждат до чат с общ модел. Разликата между един чат и истински AI агент е проста: чатът чака да му пишете; агентът сам върши работа.

Агентът има „мозък“ (модел за разсъждение) и „ръчички и крачета“ - достъп до поща, календар, CRM, таблици и документи и може автономно да изпраща имейли, да планира срещи, да проверява налични часове, да записва разговори в CRM и да следва зададена процедура от край до край. Технологията вече се използва все повече и от българските фирми, включително от екипа на Business Upgrade и техни клиенти, в процеси като маркетинг, продажби, HR и обслужване на клиенти.

Как да стартирате без да „преизобретявате“ фирмата

Правилото е: Една задача -  един агент. Най-големите грешки идват, когато очакваме „един супер агент“ да прави всичко. Работещият подход е да се картографират процесите и да се избере повтаряема, честа и рутинна задача с висока стойност, която да поеме един малък агент.

Примери:

• първи отговор и предварителни въпроси към входящи запитвания;
• автоматично записване на консултация с проверка на календара;
• сглобяване на оферта по шаблон;
• публикуване на одобрено съдържание по график;
• предварителен скрининг на кандидати по дефинирани критерии.

Когато една задача заработи стабилно, добавяте следващия агент. Така комплексността расте контролируемо, а екипът приема промяната естествено.

Кои звена печелят най-бързо

Маркетингът: клонинг на бранда, не просто генератор на текстове
Много фирми се притесняват, че изкуствения интелект „звучи еднакво“. Решението е обучен „маркетингов клонинг“, който пише в стила на бранда и експерта, и адаптира съдържанието за различните канали: кратко описание за рийл, пост за LinkedIn или Telegram, по-дълъг блог. Стратегията и ключовите послания остават във ваши ръце; агентът ускорява изпълнението и поддържа консистентност. След одобрение той може да публикува по график с правилните хаштагове и бележки за проследяване.

Продажбите: хората затварят сделките, агентите чистят „шума“
Най-големите ползи идват в началото на фунията. Агентът посреща входящите запитвания, задава два-три уточняващи въпроса, събира име, имейл и телефон и предлага час според календара на екипа. Така търговците разговарят основно с подготвени и подходящи потенциални клиенти и пазят енергия за сложните казуси.

Впоследствие агентът сглобява оферта по шаблон, вписва информацията в системата за управление на клиентските взаимоотношения (СРМ) и изпраща последващо съобщение на следващия ден. Затварянето на сделките остава при хората; агентът върши „тежката“ повтаряема работа преди и след срещите.

Личен асистент в джоба
За собственици и мениджъри най-удобен е гласовият асистент през телефона. Казвате: „Запиши среща с … утре следобед, прати линк и напомни сутринта.“ Агентът поставя поканата, изпраща имейл и планира напомняне — без да отваряте лаптоп.

Същото важи за списъци със задачи, бележки от разговори и кратки последващи съобщения.

Подбор на персонал без забавяне
Когато има много кандидати, първият подбор често се оказва много трудоемък. Агентът може да подготви обяви и тестове за продуктивност, да прегледа и подреди автобиографиите според предварително зададени критерии и дори да проведе кратък предварителен разговор с два-три въпроса.

Така най-подходящите профили се открояват още в първия ден, а екипът инвестира времето си там, където има смисъл - в задълбочена оценка и реален избор.

Един реален ден с агентите

Клиент пише в уебчата на сайта или в социалните мрежи. Агентът веднага започва разговор, разбира нуждата, задава два-три уточняващи въпроса и събира основните данни: име, имейл и телефон. След това предлага подходящи часове според календара на екипа, изпраща линк за срещата и поставя напомняне.

В системата за управление на клиентските взаимоотношения автоматично се създава запис с кратко резюме и маркер за последващи действия. Ако разговорът излезе извън предварително зададения сценарий или клиентът поиска специфична оферта, търговецът може мигновено да поеме контакта.

Междувременно маркетинговият агент подготвя чернови за следващата седмица, а агентът за подбор на персонал е приключил първоначалния скрининг на кандидатите по новата обява.

Резултатът е по-бърз първи отговор, повече квалифицирани срещи и по-добре подредени данни в системите,  без да увеличавате щата.

Агенти като тези осигуряват:

• непрекъснато покритие 24/7
• липса на „задържани“ входящи съобщения
• отговори на всички въпроси, включително в коментари и лични съобщения
• равномерно натоварване на екипа, който вече не прегаря и не се задъхва

Мини-методология за внедряване (работеща в малки и по-големи фирми)

• Стъпка 1: Карта на процесите и задачите — извадете „грозните, но чести“ дейности (писане на едни и същи имейли, прехвърляне на часове, проверка на статути в CRM).
• Стъпка 2: Изберете 1 задача с ясни вход/изход и я опишете като чеклист („ако X → направи Y; ако няма слот → предложи Z“).
• Стъпка 3: Настройте достъпи само до необходимите системи (имейл, календар, CRM, документи/таблици).
• Стъпка 4: Пилот 2–4 седмици с тънко „човешко наблюдение“ и ясно дефинирани метрики (време до първи отговор, процент записани срещи, процент квалифицирани лидове).
• Стъпка 5: Утвърждаване и предаване към екипа, чак след това добавяйте следващ агент. Именно подходът „малки агенти с една цел“ е подчертан и в презентацията.

Как да сметнете възвръщаемостта

Помислете за три прости показателя:

• колко често се случва задачата
• колко ясно може да се опише в стъпки
• колко време/разход спестява или приходи добавя (повече записани срещи, по-малко пропуснати запитвания, по-кратко време до отговор).

В повечето компании най-бързо се отплащат агенти за входящи запитвания, насрочване на срещи и първична квалификация на потенциални клиенти.
 

Какво да не очаквате (как да избегнете разочарования)

Не се стремете към „един супер агент за всичко“. Ако процесите ви не са ясно описани, агентът само ще възпроизведе съществуващия хаос.

Неви Коева съветва да започнете с конкретни правила и шаблони и да увеличавате автономността постепенно: първо агентът може да предлага действия, след това да изпраща автоматично съобщения след ваше одобрение и едва накрая да работи самостоятелно в точно определени сценарии. Осигурете и базова инфраструктура и настройки - коректни права за достъп, интеграции с имейл и календар и ясни указания за работа на екипа.
 

Ползи, които компаниите усещат още в първия месец

Внедряването на AI агенти дава осезаем ефект още в началото. Те пестят време и улесняват начина, по който екипът работи и общува с клиентите. Това се проявява чрез:

• по-кратко време до първи отговор и по-малко „пропуснати“ входящи запитвания;
• повече срещи с подходящи потенциални клиенти без нужда от допълнителни хора в екипа;
• по-добре поддържана система за управление на клиентските взаимоотношения със запис на разговори и системно проследяване - здрава основа за по-точни прогнози;
• освободено време на ключовите хора за „трудните“ задачи като затваряне на сделки, сложни казуси и развитие на продуктите;
• по-равномерно качество на обслужването благодарение на скриптове, контролни списъци и последователни отговори.

Как екипът на Business Upgrade може да помогне

Започват с кратък диагностичен преглед на процесите, за да откроят първата задача за старт. След това настройват малък агент с необходимите интеграции и показатели за проследяване и предоставят ясен наръчник за екипа.

Когато пилотът заработи стабилно, работата може да се разшири към следващи роли и по-сложни сценарии.

Ако искате да обсъдите пилотно внедряване на AIагент или имате нужда от повече информация, свържете се с нас за контакт с Неви Коева или изпратете запитване директно чрез бутона под профила на Business Upgrade в секция „Партньори“.