С подписването на договор с избрания консултант работата не приключва – тя едва започва.
На този етап е важно да обърнете внимание на следните ключови моменти:
1. Подписване на договор и разпределение на ангажиментите
Не мислете, че след като сте се доверили на консултант, вие няма да имате ангажименти по време на кандидатстването. Напротив – успехът на проекта зависи от активното участие и на двете страни.
Добрият консултант ясно ще ви посочи какво се очаква от вас: предоставяне на информация и документи, преглед и одобрение на подготвените формуляри, подписване на заявления и др.
Ако проектът включва строителство или доставка на оборудване, вашето участие е още по-съществено – вие най-добре познавате нуждите си и трябва да вземате решенията за спецификации и обхват.
Консултантът е до вас, за да ви насочи и консултира – така че проектът да остане в допустимите рамки на програмата, но решенията винаги са ваши.
2. План-график и организация
Колкото и рано да сте започнали, опитът показва, че времето почти никога не стига.
Ето защо е важно още в началото да се изготви конкретен план-график, който да включва:
- срокове за предоставяне на данни и документи от ваша страна;
- срокове за подготовка на текстове и формуляри от страна на консултанта.
Ако консултантът не предложи график – поискайте го. Това ще помогне за ясен ритъм на работа и ще минимизира риска от закъснения.
3. Контакти на оперативно ниво
Уверете се, че консултантът има достъп до всички ключови участници в процеса. Това може да са:
- проектанти (при строителство),
- отдели във вашата организация (напр. счетоводство, търговски отдел, маркетинг),
- външни доставчици или партньори.
Информирайте тези страни, че подготвяте проект за финансиране, и ги ангажирайте предварително.
Ако е необходимо, организирайте тристранна среща с всички, които ще имат роля в подготовката.
4. Определяне на вътрешен отговорник
Ако не разполагате с време да следите лично процеса, определете отговорник по проекта от екипа ви. Неговата роля ще бъде да:
- следи изпълнението на графика;
- координира работата между консултанта и вътрешния ви екип;
- информира за забавяния или проблеми;
- участва в вземането на решения по време на подготовката.
Важно е този човек да познава идеята и целите на проекта, за да действа адекватно и уверено.
Ако вече сте наясно с ролите и отговорностите в процеса на подготовка, вижте какво е важно за изпълнението на проекта.
Преминете към Стъпка 5.
Елеонора Иванова, ФИНИНФО.БГ ЕООД
Галя Менова, Хюмънконсултинг ЕООД