Основните акценти, на които следва да обърнете внимание на този етап, са:

1. Подписване на договор с избрания консултант и разпределение на ангажиментите и дейностите между вас

Не мислете, че когато се доверите на консултант, вие няма да имате никакъв ангажимент по време на процедурата за кандидатстване. Напротив, успешното реализиране на един проект зависи от активното участие и на двете страни. Добрият консултант ще ви каже какво точно се изисква от вас и какво трябва да правите. Да, той ще поеме по-голямата тежест при подготовката, но от вас ще се очаква да подавате данни, информация и документи, да преглеждате и подписвате формуляри, да прочитате и одобрявате подготвени материали и т.н. Ако проектът предполага изграждане на инфраструктура или доставка на оборудване, вие ще участвате активно при вземане на решенията за строежа и/или спецификациите на машините, защото вие най-добре знаете какво трябва да получите. Консултантът не може да вземе тези решения вместо вас! Той не познава в детайли вашия бизнес, но в този процес той ще ви консултира и напътства, за да не излезете извън допустимите граници според условията на конкретната програма.

2. Разработване на конкретен план-график

Независимо колко рано сте започнали подготовката на проекта, опитът показва, че времето никога не стига. Затова е много важно да имате ясен план-график и ако вашият консултант не ви предложи такъв, добре е да го изискате. Той следва да съдържа срокове за представяне на документите и информацията, които вие трябва да подадете или подготвите, както и сроковете за изработване на различните текстове и документи, които са ангажимент на консултанта.

3. Контактна информация на оперативно ниво

От съществено значение е при разработване на проекта да осигурите директен контакт на консултанта с останалите ключови участници в процеса.

Това може да бъде екипът от проектанти, които извършват инвестиционно проектиране на обект, ако става въпрос за строителство, може да бъде конкретен отдел от вашата организация – счетоводен, рекламен или търговски, както и друга външна организация.

Информирайте всички тези участници, че подготвяте проектно предложение за финансиране, за да бъдат готови да реагират адекватно на исканите документи и информация от страна на консултанта. Ако е необходимо, проведете „тристранна“ среща.

4. Отговорник по изпълнение

Ако решите, че вие не разполагате с времето да съблюдавате процеса по подготовка на проекта, можете да прехвърлите тази отговорност на друг човек от организацията ви. Той ще трябва да следи вместо вас графика за изпълнение на дейностите, да се ангажира с контрола между консултанта и останалите участници в процеса, които ще трябва да работят в колаборация, когато е необходимо.

Отговорникът по проекта от вашата организация ще следи цялата комуникация, ще осъществява контрол и ще взема решения, когато е необходимо в процеса на изработване на проектното предложение. За целта трябва и той много добре да познава идеята и целите, които искате да постигнете. Отговорникът ще има ангажимента да ви информира при отклонение от сроковете или възникнали проблеми.

Ако вече сте наясно с ангажиментите по време на подготовката, вижте какво е важно при изпълнението, т.е. преминете към Стъпка 5.
 

Галя Менова, Хюмънконсултинг ЕООД

Елеонора Иванова, ФИНИНФО.БГ ЕООД